Vor- und Nachteile verschiedener Techniken zur Bereitstellung und Pflege von Standard Operating Procedures

Zusammenfassung

Hintergrund

Die Sicherung von Versorgungsqualität und Patientensicherheit hat bei zunehmendem Kostendruck und Leistungsverdichtung eine besondere Bedeutung im Hochrisiko- und Hochkostenbereich OP. Zur Strukturierung und zur Standardisierung der Versorgungspfade haben sich Standard Operating Procedures (SOP) etabliert und zeigen einen vielfältigen Nutzen bei der Qualitätssicherung und Prozessoptimierung.

Ziel der Arbeit

Zum Aufbau einer umfassenden SOP-Sammlung in der Anästhesiologie wurde ein abteilungsinternes Projekt initiiert und im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses durchgeführt.

Material und Methoden

Im ersten Schritt wurde das Leistungsspektrum der Klinik über PDF-basierte SOP abgebildet. Aufgrund des hohen Ressourcenaufwands bei der Verwaltung und Pflege dieser umfangreichen SOP-Bibliothek sowie Defiziten in der mobilen Verfügbarkeit erfolgte die Weiterentwicklung zu einer App-gestützten SOP-Sammlung (Aesculapp). In der folgenden Entwicklungsstufe, dem SOP Healthcare Information Assistent (SOPHIA), wurde die Aktualisierungsfunktion weiter vereinfacht, eine bislang fehlende Archivierungsfunktion eingeführt und insbesondere die Möglichkeit geschaffen, die SOP-Sammlung anderen Abteilungen über einen Bearbeitungsmodus adaptierbar zur Verfügung zu stellen.

Eine Mitarbeiterbefragung zeigte, dass die App-gestützte Bereitstellung von SOP (Aesculapp, SOPHIA) eine höhere Akzeptanz als die PDF-basierte SOP-Entwicklungsstufe aufwies.

Schlussfolgerung

Das SOP-Management-System SOPHIA kombiniert die Vorteile der Vorversion Aesculapp mit verbesserten Möglichkeiten in der abteilungsinternen Pflege und Verwaltung der SOP sowie der Option einer Export- und Editierfunktion zum einrichtungsübergreifenden SOP-Austausch.

Abstract

Background

The quality assurance of care and patient safety, with increasing cost pressure and performance levels is of major importance in the high-risk and high cost area of the operating room (OR). Standard operating procedures (SOP) are an established tool for structuring and standardization of the clinical treatment pathways and show multiple benefits for quality assurance and process optimization.

Objectives

An internal project was initiated in the department of anesthesiology and a continuous improvement process was carried out to build up a comprehensive SOP library.

Material and methods

In the first step the spectrum of procedures in anesthesiology was transferred to PDF-based SOPs. The further development to an app-based SOP library (Aesculapp) was due to the high resource expenditure for the administration and maintenance of the large PDF-based SOP collection and to deficits in the mobile availability. The next developmental stage, the SOP healthcare information assistant (SOPHIA) included a simplified and advanced update feature, an archive feature previously missing and notably the possibility to share the SOP library with other departments including the option to adapt each SOP to the individual situation.

A survey of the personnel showed that the app-based allocation of SOPs (Aesculapp, SOPHIA) had a higher acceptance than the PDF-based developmental stage SOP form.

Conclusion

The SOP management system SOPHIA combines the benefits of the forerunner version Aesculapp with improved options for intradepartmental maintenance and administration of the SOPs and the possibility of an export and editing function for interinstitutional exchange of SOPs.